Dispõe sobre a digitalização de documentos no âmbito do
Sistema Conferp.
O Conselho Federal de Profissionais de Relações Públicas – Conferp, no uso
das atribuições que lhe confere o art. 2º, do Decreto-Lei n° 860, de 11 de setembro de 1969,
RESOLVE:
Art. 1º – Os registros, procedimentos e documentos constantes na tabela do
ANEXO I poderão ser convertidos em formato digital (digitalizados) e armazenadas em matrizes
digitais que permitam a extração de cópias físicas.
§1º São passíveis de digitalização todos os documentos ou formulários
impressos que tenham sido emitidos há, no mínimo, três anos.
§2º Os documentos digitalizados serão armazenados pelas empresas e
servidores previamente contratados pelo Conselho Federal, mediante contrato de segurança,
garantia de backup e responsabilidade técnica.
§3º A cada conselho regional será concedido um acesso exclusivo para
armazenamento de seus documentos, sendo de sua responsabilidade solicitá-lo ao Conselho
Federal.
§4º A eliminação dos registros, procedimentos e documentos originais somente
poderá ocorrer após decorrido o prazo respectivo constante na tabela do ANEXO I.
§5º O Conferp terá o prazo de 3 (três) meses para analisar e conferir a tabela
do ANEXO I, juntamente com os demais comprovantes digitalizados, enviados pelos Conrerps.
Art. 2º – O Conferp e os Conrerp’s somente poderão realizar o procedimento
constante no art. 1º quando possuírem sistema que permita cópias de segurança dos documentos
digitalizados.
Parágrafo único. As cópias de segurança deverão possuir duas matrizes
digitais, e uma matriz com processamento de imagem, e serem armazenadas sem conexão física
na rede de dados do respectivo sistema.
Art. 3º – O Conferp e os Conrerp’s deverão criar, no âmbito de suas
competências territoriais, Comissão Permanente de Avaliação Documental, a ser composta por no
mínimo dois conselheiros, e um representante da assessoria contábil e/ou jurídica.
Art. 4º – Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:
I – acompanhar a conversão dos registros, procedimentos e documentos em
formato digital;
II – encaminhar os registros, procedimentos e documentos que serão
convertidos em formato digital;
III – monitorar a segurança do sistema e das cópias de segurança;
IV – sugerir adoção de rotinas a ser analisada pelo respectivo Conferp ou
Conrerp.
Art. 5º – O Conferp e os Conrerps deverão inventariar e documentar física e
digitalmente o rol de documentos que serão convertidos em formato digital.
Art. 6º – Os documentos convertidos, e suas fotocópias, possuem o mesmo
valor probatório que os originais.
Parágrafo único. A conversão em formato digital deverá ser realizada de forma
a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento
eletromagnético, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de
Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Art. 7º – A Comissão Permanente de Avaliação Documental poderá sugerir a
não conversão em formato digital de documentos de valor histórico.
Art. 8º – Realizada a digitalização e verificada a regularidade do
armazenamento no respectivo servidor, fica autorizada sua eliminação por incineração,
condicionada à aprovação do Conferp ou Conrerp competente.
Parágrafo único. Será lavrado termo de incineração dos documentos, que
deverá ser arquivado fisicamente.
Art. 9º – Esta Resolução Normativa entra em vigor na data de sua publicação
no Diário Oficial da União.
Brasília-DF, 03 de fevereiro de 2020.
Marcelo de Barros Tavares
Presidente
Conrerp/4ª nº 3.120
Publicada no DOU – Seção I – Data: 05/10/2020 – Página 50